1. Ce înseamnă GDPR pentru companiile care dețin flote auto?
Managerii de flote, prin prisma activităților pe care le desfășoară, lucrează cu o serie de date care țin atât de identitatea șoferului/clientului, cât și de localizarea vehiculelor și de modul în care acestea sunt conduse.

Astfel, odată cu intrarea în vigoare a politicilor GDPR, datele furnizate de sistemele de monitorizare trebuie reevaluate și manageriate în așa manieră încât să genereze în continuare informații utile pentru managementul flotei fără a fi afectate însă drepturile persoanelor vizate - șoferi sau clienți (în cazul companiilor de leasing).

2. Influențează GDPR-ul modul în care flotele auto au funcționat până în 2018?
Impactul noilor politici GDPR se resimte mai mult la nivel de practică, fără a revoluționa activitatea propriu-zisă a flotelor auto. Prin noile reglementări europene a crescut în special responsabilitatea administratorilor de flotă cu privire la modul în care gestionează fluxul de date, astfel încât o serie de informații să nu mai fie înregistrate în sistem în anumite intervale orare. 

Exemplificare: mașinile companiei tale pot fi folosite de șoferi și după program sau în weekend? Conform noilor reglementări, trebuie să te asiguri că platforma de monitorizare nu mai înregistrează date în aceste perioade.

3. Ce ar trebui să știe persoana vizată (șoferul sau clientul) cu privire la politica de stocare și prelucrare a datelor?
Șoferul sau clientul trebuie informat despre: 

• Faptul că mașina pe care o conduce este monitorizată prin GPS;
• Scopul monitorizării mașinii pe care o conduce; 
• Cum vor fi folosite datele colectate prin sistemele de monitorizare;
• Perioada de monitorizare a mașinilor și de stocare a datelor - în afara orelor de lucru (inclusiv în weekend) monitorizarea pentru mașină trebuie stopată;
• Dacă își pot retrage consimțământul și ce se va întâmpla cu datele preluate și prelucrate înainte de această retragere.
  
  

4. Trebuie obținut obligatoriu acordul persoanei vizate, indiferent de situație?
Legalitatea prelucrării datelor trebuie să se înscrie în cel puțin una dintre următoarele situații: acord scris din partea angajatului/șoferului, contract de muncă în care este prevăzut acest aspect, prestarea unor servicii de interes public, interese legitime.

5. La ce riscuri se expune o companie care nu respectă noile reglemetări privind protecția datelor personale?
Principala sancțiune la care se expune o companie care nu respectă reglementările europene se referă la amenda administrativă (4% din cifra de afaceri totală anuală).

În completarea acestei amenzi, autoritățile pot decide să aplice sancțiuni precum:

• Avertizări;
• Limitarea accesului la date;
• Interzicerea prelucrării datelor;
• Ștergerea definitivă a datelor;
• Retragerea autorizațiilor / certificărilor.
  
  

6. Există soluții/ funcționalități care îl pot ajuta pe managerul de flotă în gestionarea corectă a datelor cu caracter personal?
Pentru a putea gestiona corect fluxul de date care vin de la sistemele de monitorizare este important să ai acces la funcționalități simple, eficiente și, mai ales, perfect adaptate nevoilor specifice ale flotei tale auto. O platformă telematică performantă îți poate oferi acces la funcționalități dedicate care facilitează generarea selectivă de date.

7. Cum identifici care sunt soluțiile potrivite pentru un anumit tip de flotă?
Eficiența unei funcționalități poate să difere de la o companie la alta, de la o flotă la alta. De aceea este important să discuți cu un consultant care îți va explica opțiunile disponibile, ce tip de funcționalitate va răspunde mai bine nevoilor companiei tale și care este varianta optimă de utilizare a acesteia.