Rapoartele oferite de soluțiile de management a flotelor auto aduc o serie de beneficii companiilor care se folosesc de funcționalitățile corecte pentru a optimiza procesul decizional, alocarea resurselor și costurile asociate transporturilor. 

Eficacitatea acestor soluții este confirmată și de clienții noștri actuali, care în ultima perioadă de timp au utilizat rapoartele generate de portalul SafeFleet. Astfel, topul rapoartelor arată că raportul Călătorii a fost solicitat de 49% dintre utilizatori, raportul Traiectorie de 27% dintre aceștia, Foile de Parcurs în proporție de 8%, urmate de rapoarte precum Geofence și altele care au obținut un scor mai mic în utilizare.

Pentru a ajunge la fiecare din aceste rapoarte trebuie să identifici modulul Rapoarte, apoi ai două posibilități de a rula raportul care te interesează: la nivelul intregii Flote, sau la nivel de Vehicul.

Pentru a selecta un singur vehicul, se merge la modulul Vehicule pentru generarea rapoartelor, după care se alege tipul de raport, ca în exemplul oferit mai jos. 

Rapoartele de Călătorii

Detaliile pe care le oferă aceste rapoarte includ informații esențiale pentru eficientizarea costurilor de transport, cât și pentru optimizarea procesului decizional în privința resurselor disponibile în momentele cheie. Pentru generarea rapoartelor de călătorii, administratorul flotei are posibilitatea de a selecta un anumit interval, cât și de a aplica filtre pentru afișarea informațiilor dorite. După cum se observă în imaginea de mai jos, cele 4 filtre urmăresc programul de lucru, șoferul, distanța cunoscută, cât și scopul călătoriei - dacă acesta a fost personal sau de serviciu. Iată cum selectezi parametrii care te interesează pentru generarea rapoartelor de acest tip.

Pentru a beneficia la maxim de utilizarea portalului SafeFleet, asigură-te că ai aplicat corespunzător filtrele dorite, astfel încât să primești date complete despre transporturile flotei tale. Un raport complet de călătorii trebuie să îți specifice:

• Momentele fiecărei porniri și opriri (afișate ca ora locală) - te ajută să monitorizezi cum a fost utilizat programul de lucru și dacă poți eficientiza acest aspect pe viitor.
• Pozițiile geografice exacte, corespunzătoare locației de start, de stop și intermediare -  astfel vei avea un sistem de urmărire a datelor complete, pentru coerență în rapoartele pe care le generezi. 
• În funcție de parametrii anteriori, raportul afișează durata necesară parcurgerii fiecărui segment de drum parcurs din punctul A până în punctul B: în funcție de monitorizare, acești timpi sunt împărțiți în durata de condus și durata pauzelor. Vei putea vedea în perspectivă care este comportamentul de condus al șoferilor flotei tale auto, un aspect ce te poate ajuta în alocarea resurselor umane pentru fiecare transport.
• Perioada de staționare cu motorul pornit și detaliile de consum pentru fiecare segment - aceste informații îți aduc transparență maximă asupra costurilor ce pot fi eficientizate.

Pe lângă aceste informații, raportul trebuie să îți arate și datele de filtrare, anume, șoferul alocat fiecărui transport, distanța parcursă, scopul călătoriei. În plus, în cazul tuturor evenimentelor ce au loc și sunt înregistrate în timpul traseului parcurs, portalul SafeFleet înregistrează toate aceste date, urmând a fi incluse în mai multe rapoarte, sub denumirea de Evenimente.

Rapoartele de Traiectorie

Datele regăsite în acest tip de raport sunt generate de funcționalitatea sistemului de urmărire prin GPS numit SafeFleet Portal, urmând ca acestea să fie reprezentate grafic folosind hărți de la diverși furnizori.

Informațiile oferite de raportul Traiectorie sunt foarte utile pentru administratorii de flotă care își doresc în mod special să eficientizeze costurile asociate amenzilor pentru depășirea vitezei, cât și pentru justificarea costurilor de carburant care nu a fost utilizat în scop de serviciu. Pentru a genera acest tip de raport, administratorii pot selecta intervalul dorit și motivul pentru care s-a efectuat un anumit segment de traseu.

Pentru a ajunge la acest raport trebuie să urmărești modulul Rapoarte, apoi secțiunea Vehicul - Activitate, urmând să alegi opțiunea Traiectorie.

Raportul are mai multe moduri de afișare:

• Arată parcursul pe hartă, în funcție de parametrii care te interesează;

• Arată itinerariul detaliat, sub formă de listă, ce include coloane cu: pozițiile la anumite momente din timp și vitezele corespunzătoare fiecărei poziții;

• Arată traiectoria sub formă de grafic, în funcție de parametrii de distanță, viteză și motor.

Rapoartele pentru Foile de parcurs

Foile de parcurs pe care le generează portalul SafeFleet sunt în conformitate cu Normele Metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2013 privind Codul Fiscal. În cazurile în care flotele auto necesită deducerea TVA-ului și decontarea cheltuielilor cu carburantul pentru transportatori, legea impune ca vehiculele să fie utilizate strict în scopul activității economice. Pentru a certifica acest aspect, foile de parcurs sunt documentele de care ai nevoie în fața legii, iar ele trebuie să cuprindă categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Aceste rapoarte nu doar că te ajută la eliminarea timpului necesar completării datelor specifice prin automatizare, dar îți asigură acuratețea datelor de care ai nevoie în procesul decizional. Astfel, ai încrederea că informațiile nu trebuie verificate de mai multe ori și urmărite în mai multe sisteme de operare. 

Așa cum se poate observa și în imaginea de mai jos, parametrii pe care îi poți selecta pentru generarea foilor de parcurs se referă la intervalul pentru un anumit traseu, motivul călătoriei (interes de serviciu sau personal), punctele de interes, programul de lucru, distanța parcursă. De asemenea, utilizatorul are opțiunea de a genera totalul pentru fiecare parametru, iar în final are și disponibilitatea de a genera raportul pentru toată flota, sau pentru un singur vehicul. Iată de unde poți selecta acești parametri.

Astfel, poți observa că informațiile generate sunt suficiente pentru ce impune legislația, iar acest raport s-a dovedit a fi deja foarte util utilizatorilor SafeFleet, din această perspectivă, motiv pentru care este și în topul celor mai accesate rapoarte din portal.

Rapoartele pentru Evenimente Geofence

Raportul de Evenimente Geofence oferă informații actualizate din aplicația de monitorizare, dedicată delimitărilor zonelor prestabilite în GPS de alte zone, care este integrată cu un sistem de alertă pentru administratorii care vor să afle în timp real atunci când șoferii flotei au depășit aria prestabilită. Aceste notificări sunt primite prin SMS, pe email sau online, în portal.

Această funcționalitate este populară în rândul companiilor de tip rent-a-car (pentru călătoriile internaționale), de construcții (pentru a putea vizualiza momentele în care utilajele părăsesc șantierul), de agricultură (pentru sistemul de alertă care este foarte important în monitorizarea utilajelor). 

Informațiile regăsite în acest raport sunt foarte utile pentru a lua cele mai bune decizii în privința eficientizării costurilor de combustibil, gestionării resurselor umane și de timp. Pentru a accesa acest raport, din portalul SafeFleet se urmărește modulul Rapoarte, urmând secțiunea Alerte, iar în final se ajunge la Evenimente Geofence. Filtrele pe care le poți aplica pentru generarea raportului sunt intervalul de selecție, preferința de împerechere a evenimentelor și scopul călătoriei, după cum se poate vedea și mai jos. 

Datele pe care le poți vedea se referă la vehiculul care a intrat sau ieșit din regiunea prestabilită, șoferul corespunzător fiecărei rute, tipul de acțiune al vehiculului în funcție de regiunile prestabilite, cât și momentele și duratele de timp specifice fiecărei intrări și ieșiri din fiecare perimetru corespunzător regiunilor, după cum se poate observa în imaginea de mai jos.

De asemenea, se pot asocia mai multe vehicule unui anume Geofence - citește mai mult în articolul nostru despre noi dezvoltări și actualizări în SafeFleet Portal.

Cum te ajută platforma SafeFleet în managementul flotelor auto?

Soluțiile oferite de SafeFleet te ajută să reduci costurile de combustibil și administrative, cât și să optimizezi semnificativ activitățile de administrare a flotelor, în special folosind rapoartele specifice cum sunt foile de parcurs, din care poți deduce TVA-ul pentru carburant, rapoartele de activitate ROI pentru a afla distanțele parcurse în interiorul și în afara regiunilor de interes, sau timpii de activitate pentru fiecare transport. Pe lângă toate acestea, Portalul SafeFleet pune la dispoziție utilizatorilor rapoarte specifice pentru diferite tipuri de activități (transport, distribuție, agricultură, securitate etc.).

Dacă îți dorești să optimizezi modul în care este administrată flota auto a companiei tale, contactează-ne!