Fluctuația de personal, în cazul companiilor deținătoare de flote auto, este o problemă frecventă, atât șoferii cât și angajatorii având, deopotrivă, o serie de nemulțumiri cu privire la modul în care se desfășoară activitățile zilnice.

În timp ce managerii de flote reclamă lipsa de productivitate și comportamentul defectuos la volan, șoferii au și ei, pe de altă parte, o motivație redusă ca rezultat al nivelului scăzut de siguranță și confort.

Există soluții care să răspundă ambelor tipuri de așteptări?

Iată câteva metode prin care poți rezolva cele mai importante provocări cu care se confruntă flota auto pe care o administrezi:

Problema 

• Recepționarea greoaie a foilor de parcurs, implicarea șoferilor în activități birocratice în detrimentul celor cu adevărat productive - transport, întâlniri cu clienții, intervenții în urma sesizărilor etc. (manager de flotă)
• Obligația de a se implica și în activități birocratice care implică în primul rând un consum inutil de timp (șoferi)

Soluția: Generarea automată a foilor de parcurs - în format digital

În activitatea unei flote auto timpul înseamnă, cu siguranță, mai ales bani. Creșterea eficienței șoferilor constă, astfel, inclusiv în degrevarea lor de sarcini care nu le sunt specifice și cu care este inutil să faci eforturi să îi obișnuiești.

Pentru a fi sigur că astfel de activități nu afectează productivitatea flotei tale auto și că ai la îndemâna și la timp toate documentele necesare, ia în calcul implementarea unui sistem automatizat de generare a acestor foi de parcurs în format digital (de tipul celor generate de SafeFleet Portal).

Cu ajutorul acestui tip de aplicații foile de parcurs vor fi generate automat cu extensie PDF, respectând, totodată formatul cerut de lege pentru a putea deduce TVA-ul aferent costurilor cu combustibilul.

Problema 

• Consum ridicat de combustibil, șofat agresiv, probleme legate de service vehicule (manager de flotă)
• Siguranța la volan, probleme tehnice cu mașina (șoferi)

Soluția: Serviciile telematice

Privite de unii șoferi ca ”Big Brother”, clasificate ca fiind indispensabile de alții, soluțiile telematice oferă beneficii incontestabile pentru activitatea lor de pe teren. Faptul că o soluție telematică oferă informații precise despre consumul de combustibil, comportamentul și siguranța lor, mentenanță etc., va determina șoferii să fie mult mai atenți la propriile greșeli sau să descopere sarcinile la care se descurcă excelent. 

Problema 

• Recepționarea cu întârziere a documentelor scanate, acces dificil la datele reale pentru un mai bun control al procesului de distribuție și transport
• Dificultatea de a lua legătura cu administratorii pentru semnalarea problemelor apărute pe traseu, de exemplu / lipsa unui răspuns prompt, rapid pentru anumite solicitări (șoferi)

Soluția: Comunicare bidirecțională cu ajutorul unor funcționalități performante

Pentru a înțelege cât mai bine nevoile șoferilor, te ajută foarte mult o comunicare constantă cu șoferul - lucru dificil când și tu, ca manager, și șoferii tăi aveți programul încărcat. Comunicarea bidirecțională este esențială pentru buna desfășurare a activităților zilnice.

În mod firesc, vei avea parte de mai multe plângeri și comentarii negative în primă fază, dar pe termen lung, flota ta va avea numeroase beneficii. De exemplu, șoferii pot semnala probleme de mentenanță sau probleme mecanice. Acest lucru te ajută să reacționezi rapid și să ajuți atât șoferul, cât și flota.

Problema 

• Înregistrarea și gestionarea dificilă a datelor despre activitatea zilnică a șoferilor din flotă (manager de flotă)
• Lipsa timpului necesar pentru informarea administratorilor cu privire la activitatea zilnică sau raportarea dificilă / cu întârziere a problemelor apărute pe traseu (șoferi)
  

Soluția: Funcționalități care să-ți asigure flexibilitate și eficiență în gestionarea activității flotei

E bine dacă ai investit sau ai de gând să investești într-un portal online în care șoferii pot să se înregistreze cu credențialele lor, totul rezumându-se la câteva click-uri, fără birocrație, fără decalaje, fără instalarea de butoane și senzori foarte scumpi. De asemenea, este extrem de util accesul la o aplicație mobilă care permite șoferilor din teren să marcheze statusuri ale activității lor, cum ar fi declararea scopului cursei (business/privat), marcarea ridicării gunoiului (pentru salubrizare) sau a coborârii lamei (pentru deszăpezire). Orice activitate întreprinde vehiculul sau șoferul, aceasta poate fi marcată prin aplicația mobilă SafePush.