Care sunt cele mai provocatoare probleme cu care s-a confruntat firma ta în 2020? Pentru transportatorii rutieri de mărfuri cu activitate internațională, anul acesta a adus o avalanșă de schimbări și provocări pentru modul în care își desfășoară activitatea. De la amenințările la adresa sănătății personalului, până la reducerea activității economice sau restricții de circulație și întârzieri mari la granițe, problemele au afectat întregul sector al transporturilor, și nu dau semne că s-ar reduce în viitorul apropiat.

Prin urmare, în cele ce urmează vom face o scurtă trecere în revistă a câtorva din cele mai frecvente probleme întâmpinate de transportatori, și vom încerca să găsim niște soluții la aceste probleme, ținând cont de contextul volatil în care ne aflăm.

1. Problema nr. 1 pentru managerii de transport: Întârzierea transporturilor din cauza timpilor de așteptare la vamă

Odată cu introducerea noilor reglementări și restricții cauzate de pandemia Covid-19, serviciile vamale ale multor state au fost depășite de situație, neavând personalul, dotările și infrastructura necesare pentru a-și desfășura activitatea în mod eficient. Adoptarea culoarelor de tranzit pentru transportul mărfurilor a intensificat activitatea în anumite puncte de control vama. În plus, mai multe state membre UE au reintrodus pe parcursul anului controlul obligatoriu la trecerea granițelor (măsuri care se vor prelungi cel puțin până în noiembrie a.c.), ceea ce a exacerbat problema timpilor de așteptare la vamă. Întârzierile resimțite de transportatori la trecerile de frontieră sunt ușor vizibile pe această hartă interactivă, de exemplu.

O posibilă soluție pentru managerii de transport: vămuirea la domiciliu

Vămuirea la domiciliu este una din procedurile simplificate de vămuire care pot fi aplicate de un stat pentru reducerea încărcării punctelor de control vamal de la frontiere. Din păcate, aceste metode sunt utilizate doar în procent de 10% în România, comparativ cu media UE de 65.57%. 

Ce înseamnă de fapt vămuirea la domiciliu? Înseamnă că procedurile de control vamal și liber de vamă se fac la depozitul sau sediul importatorului, ceea ce permite vehiculelor de transport internațional de mărfuri să meargă direct la destinație, fără a mai pierde timpul cu controlul la biroul vamal.

Există și diverse măsuri pentru stimularea folosirii vămuirii la domiciliu, printre acestea numărându-se:

• Amânarea plății TVA-ului în vamă pentru importatori.
• Importatorii pot de asemenea să înregistreze TVA-ul ca taxare inversă.
• Pentru fiecare perioadă de 30 de zile de vămuire la domiciliu, trebuie depusă o singură declarație vamală globală, prin care un importator poate plăti într-un singur pas toate taxele de import acumulate în perioada declarată.
• Liberul de vamă la export se poate obține tot printr-o astfel de declarație globală, chiar la locul de încărcare.

Procedura vămuirii centralizate la nivel național este o altă metodă de fluidizare a traficului de mărfuri, aceasta făcând posibilă depunerea declarațiilor vamale de către Operatorii Economici Autorizați (AEO) doar la biroul vamal pentru zona unde aceștia sunt înregistrați - indiferent de zonele din țară unde vor ajunge mărfurile. În Europa, această procedură este folosită la scară largă, însă în România sunt încă destul de puțini agenți economici care dețin certificarea AEO.

Citește și: Restricțiile de circulație pentru camioane în UE - cum te ajută o soluție de monitorizare GPS a flotei auto

Calculul diurnei șoferilor - altă problemă pentru managerii de transport internațional

Având în vedere că aproape fiecare țară din Europa are propriile reglementări distincte cu privire la salariile și diurnele șoferilor de transport mărfuri, managerii firmelor de transport internațional se confruntă deseori cu dificultatea calculării corecte a diurnelor șoferilor, astfel încât să fie în concordanță cu legislația în vigoare. 

Dacă șoferul unui vehicul de transport este angajat cu contract de muncă la operatorul de transport și, printr-un act adițional, are o delegare a locului de muncă în străinătate, pentru efectuarea de transporturi internaționale de mărfuri, atunci șoferul trebuie să primească cel puțin o diurnă minimă, stabilită prin HG. nr. 518/1995, pentru fiecare zi lucrată în străinătate.

În plus, diurna astfel acordată este neimpozabilă, dacă nu depășește nivelul minim impus de lege de mai mult de 2,5 ori.

Cum se poate asigura însă angajatorul că:

• respectă nivelul minim al diurnei pentru fiecare țară în care va activa șoferul?
• nu depășește pragul de impozitare a diurnei? 

O soluție: evidența activității șoferilor pe fiecare țară în parte

În primul rând, pentru a verifica nivelul minim al diurnei, firma de transport trebuie să consulte periodic HG nr. 518/1995. Spre exemplu, diurnele minime stabilite în prezent pentru câteva țări din Europa sunt:

• Anglia - 35 euro
• Austria - 35 Euro
• Belgia - 35 Euro
• Bulgaria - 32 Euro
• Elveția - 38 Euro
• Germania - 35 Euro
• Italia - 35 Euro
• Franța - 35 Euro
• Luxemburg - 35 Euro
• Ungaria - 35 Euro

O înmulțire cu 2,5 a fiecărei diurne minime va arăta suma maximă neimpozabilă ce poate fi acordată pentru fiecare țară. 

Apoi, pentru a putea calcula corect diurnele șoferilor care trec prin mai multe țări în cadrul operațiunilor de transport de mărfuri, este necesară o evidență detaliată a activităților acestora în fiecare țară. O soluție telematică pentru gestionarea flotelor auto și monitorizarea completă a vehiculelor, precum cea dezvoltată de SafeFleet, poate oferi cu ușurință astfel de rapoarte despre activitățile șoferilor.

Ca exemplu, raportul Activitate în ROI din portalul SafeFleet poate afișa date complete despre activitățile tuturor șoferilor din flotă pe teritoriul fiecărei țări - inclusiv timpii petrecuți în fiecare stat, de-a lungul traseului.

Spre exemplu, dacă vedem că un șofer a efectuat transporturi timp de o zi în Ungaria și apoi două zile în Austria, vom putea calcula diurna totală maximă neimpozabilă aferentă astfel:

(1x diurnă minimă Ungaria) x 2,5 + 2 x (diurnă minimă Austria x 2,5) = 262,5 Euro

3. Amenzile pentru depășirea limitelor de viteză, o problemă constantă pentru managerii de transport

Directiva (UE) 2015/413 de facilitare a schimbului transfrontalier de informații privind încălcările normelor de circulație care afectează siguranța rutieră obligă statele membre să partajeze informațiile despre încălcările regulilor de circulație, ceea ce înseamnă că o amendă pentru depășirea limitelor de viteză pe teritoriul unei țări membre trebuie plătită indiferent de statul UE în care șoferul are cetățenia. 

Amenzile pot fi trimise la adresa de domiciliu a șoferului sau firmei deținătoare a vehiculului implicat, iar sumele care trebuie plătite pot fi foarte mari, în funcție de țară și cu cât s-a depășit limita de viteză. Spre exemplu, dacă în Austria o depășire a oricărei limite de viteză cu 21km/h atrage o amendă de doar 50 de Euro, în Italia amenzile sunt de 135 de Euro, și ajung chiar la 560 de Euro în Elveția sau 944 de Euro (!) în Norvegia.

Este ușor de intuit, deci, că acumularea unor astfel de amenzi poate afecta semnificativ marjele transportatorilor rutieri de mărfuri. Cum pot aceștia evita cele mai multe amenzi, însă?  

O soluție automatizată - Notificări de depășire a vitezei legale

O soluție completă de tracking GPS a flotei auto, ca cea oferită de SafeFleet, poate să urmărească dacă vehiculele din flotă depășesc limitele de viteză pentru zonele prin care trec și să trimită notificări automate către administratorul flotei. Acesta poate apoi contacta imediat șoferii în cauză, pentru a adresa problema și a evita posibilitatea unei amenzi.

De exemplu, în platforma SafeFleet limitele de viteză pentru orice segment de drum sunt actualizate automat, folosind date de la Google și PTV Group. Raportul Depășire Viteză din portalul SafeFleet arată toate evenimentele de depășire a vitezelor legale cu 1km/h.

Utilizatorii platformei pot defini, din secțiunea Funcționalități Companie - tab-ul General, pragurile de depășire a limitelor de viteză care vor declanșa notificările automate.

Citește și: Modificări legislative care afectează transportatorii în contextul COVID-19

4. Expirarea documentelor sau a valabilității inspecțiilor tehnice pentru vehicule

Legislația europeană prevede niște intervale obligatorii pentru inspecțiile tehnice periodice ale vehiculelor (de exemplu, 1 an pentru vehiculele grele de marfă), iar șoferii care conduc pe teritoriul UE trebuie să poată face oricând dovada că vehiculele au inspecțiile tehnice în termenul de valabilitate.

În plus, fiecare țară membră UE are propriile legi cu privire la documentele pe care trebuie să le dețină și prezinte șoferii care efectuează transporturi internaționale. Aceștia trebuie dețină documente valide precum: documente de reprezentare, cereri de detașare, contracte de muncă, dovada plății și încasării salariului conform nivelurilor impuse de statul în care desfășoară operațiuni, și altele.

Incapacitatea de a prezenta documentele valabile în cazul unui control poate atrage numeroase consecințe negative, de la amenzi până la interzicerea continuării transporturilor pe teritoriul țării respective. 

Cum se pot asigura managerii de transport internațional că toate vehiculele și șoferii acestora au în permanență documente valide și în termenul de valabilitate?

Folosirea unei platforme de Fleet Management pentru a primi notificări automate despre datele de expirare

Soluțiile SafeFleet pentru evitarea amenzilor includ funcționalități pentru definirea datelor de expirare pentru o serie de documente predefinite sau personalizate, pentru fiecare vehicul din flotă. Ulterior, utilizatorii portalului SafeFleet pot primi notificări automate când se apropie termenele respective. 

Astfel, managerii și administratorii flotei pot lua demersurile necesare pentru ca fiecare vehicul și șofer să dispună de toate documentele valide necesare:

• inspecțiile tehnice periodice
• viniete pentru diverse țări
• asigurări (RCA, CASCO, etc.)
• licențe transport
• revizii și multe altele. 

Citește și: Legislația europeană pentru transportatori - directive și reguli generale ale Uniunii Europene (I)

5. O problemă frecventă pentru managerii de transport internațional: Plata taxelor de drum

Fiecare ţară europeană are propriul sistem de plată a taxelor de drum. Pentru flotele care efectuează frecvent transporturi internaționale de mărfuri, administrarea tuturor vinietelor necesare pentru tranzitul mai multor țări poate ajunge să fie mai “costisitoare” decât taxele de drum propriu-zise - ca timp, plăți, procesare administrativă, etc.

Dacă se folosește un sistem manual de taxare a drumurilor, fiecare șofer trebuie să cumpere un tichet de drum de la diverse puncte de vânzare dedicate (puncte de trecere a frontierei, benzinării, autorități naționale, etc.), al cărui preț este fix și determinat în funcție de perioada de valabilitate și categoria vehiculului. 

În multe țări aceste viniete se pot cumpăra și online, însă povara administrativă este în continuare semnificativă pentru transportator, crescând cu fiecare nouă țară tranzitată. Aceasta poat fi diminuată, însă, prin folosire unui sistem automat de plată a taxelor de drum.

Soluția - sistemele automate de plată (pre-pay) a taxelor de drum 

Cu un sistem pre-pay de plată a taxelor de drum, achiziția vinietei se poate face automat printr-un dispozitiv de tip OBU (on-board unit) instalat în vehiculele flotei auto. Taxarea se face automat într-un cont online predefinit și înregistrat la autoritatea națională de drumuri din țara respectivă, în funcție de traseul urmărit și categoria vehiculului.

Prin urmare, managerii de transporti pot elimina multe costuri administrative (timp petrecut în cozi la ghișee, administrarea documentelor, etc.) folosind această metodă.

Dispozitivul OBU1 de la SafeFleet permite, spre exemplu, plata automată a taxelor de drum pentru Ungaria și Bulgaria.

Pentru plata automată a vinietei în Ungaria, OBU1 trebuie înregistrat (o singură dată) în profilul HU-GO al vehiculului, și apoi se montează pe bordul mașinii. Ulterior, plata taxei de drum se face automat, în funcție de traseu. Dacă se modifică traseul pe parcurs, sistemul va detecta automat schimbările și aplica taxa de drum necesară.

Bulgaria a introdus de asemenea modalitatea de plată automată a taxelor de drum, de la 1 martie 2020. Aceasta se poate face folosind același dispozitiv OBU1 de la SafeFleet, în condiții similare ca cele pentru Ungaria. Bulgaria controlează la graniță plata taxelor de drum, iar folosind OBU1, șoferii vor trebui doar să prezinte userul și parola contului din sistem, permițând astfel verificarea traseului și plății aferente.  

Sistemul OBU1 include, de asemenea, alerte de amendă, pentru a evita amenzile pentru neplata taxelor de drum - care pot fi substanțiale.

Pentru a afla mai multe despre cum soluțiile SafeFleet te pot ajuta cu provocările pe care le întâmpină flota ta auto, nu ezita să contactezi echipa SafeFleet prin formularul de mai jos!